arbeitsrechtliche Dokumentationspflichten GEFAHREN bei Verstoß

Mandanteninformation

arbeitsrechtliche Dokumentationspflichten

Gefahren bei Verstoß

 

Arbeitgeber haben u.a. die nachfolgenden Dokumentationspflichten, die von der Abteilung Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls vermehrt kontrolliert werden. Durch die Dokumentationspflichten soll die FKS z.B. in die Lage versetzt werden zu kontrollieren, ob der Mindeststundenlohn bzw. die Höchststundenzahl bei geringfügig Beschäftigten eingehalten wird.

 

 

I.

Geringfügig Beschäftigte, Dokumentation der Arbeitszeiten

 

Jeder Arbeitgeber muss für seine geringfügig/kurzfristig Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit in deutscher Sprache spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages des auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages festhalten. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre, beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt, aufbewahrt werden. Für den Nachweis eignen sich z.B. Stundenzettel oder Zeiterfassungsgeräte. Die Dokumente sind am Ort der Beschäftigung für die FKS zur Einsicht bereitzuhalten.

 

 

 

 

Ausnahme: Die Aufzeichnungspflicht besteht nicht für Minijobber im Privathaushalt.

 

 

Sie besteht im gewerblichen Bereich nicht für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder oder Eltern des Arbeitgebers, bei juristischen Personen und Personenhandelsgesellschaften nicht für die vertretungsberechtigten Organe bzw. die vertretungsberechtigten Gesellschafter.

 

 

 

II.

Erweiterte Dokumentation der Arbeitszeiten

 

Arbeitgeber, die in den im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen tätig sind, müssen für alle Mitarbeiter, also auch für Vollzeitkräfte, die in Punkt I. genannten Dokumentationspflichten zur Arbeitszeit erfüllen. Dieselbe Pflicht trifft Entleiher, die ihre Mitarbeiter bei einem Verleiher einsetzen, welcher in einem solchen Wirtschaftsbereich tätig ist. Erfasst sind aktuell folgende Wirtschaftsbereiche: Baugewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verb. Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, tätig im Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe.

 

 

 

Ausnahme: Nicht erfasst sind Arbeitnehmer, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt € 2.958,00 brutto überschreitet. Darüber hinaus nicht erfasst sind Mitarbeiter, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt € 2.000,00 brutto überschreitet, wenn der Mitarbeiter dieses Monatsentgelt (€ 2.000,00 brutto) für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat (Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben dabei unberücksichtigt); für die ersten zwölf Monate muss die Dokumentationspflicht zum Nachweis eingehalten werden.

 

 

III.

Ordnungswidrigkeiten/Strafbarkeit

 

Verstöße gegen die Dokumentationspflicht oder die Aufbewahrungspflicht sind eine Ordnungswidrigkeit (vorsätzlich oder fahrlässig), die mit einer Geldbuße bis zu € 500.000,00 geahndet werden. Für Erstverstöße wurden bereits € 1.250,00 und mehr pro Einzelfall (pro Beschäftigtem) verhängt. Parallel wird regelmäßig der strafrechtliche Vorwurf wegen Nichtabführung von Arbeitnehmeranteilen bzw. Nichtabführung von Arbeitgeberanteilen erhoben.

 

 

IV.

Aussichten auf weitere Dokumentationspflichten

 

Wir weisen losgelöst von den o.a. Pflichten hin auf ein aktuelles Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C?55/18-CCOO). Darin hat der EuGH in einem Fall aus Spanien entschieden, dass Arbeitgeber in der Lage sein müssen, die Arbeitszeit sämtlicher Mitarbeiter systematisch zu erfassen, damit z.B. die Anzahl der geleisteten Überstunden genau ermittelt werden kann. Diese Entscheidung ist kein unmittelbar in Deutschland geltendes Recht. Sie muss aber vom deutschen Gesetzgeber in absehbarer Zeit in Deutschland umgesetzt werden, ggf. durch eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes.

Dabei hat der EuGH den Mitgliedstaaten einen gewissen Spielraum eingeräumt. Welche Auswirkungen dieses Urteil in Deutschland bei der Erfassung von Arbeitszeit konkret haben wird, ist im Februar 2020 noch unklar.

 

 

V.

Nochmals: Gefahr des Phantomlohns bei geringfügig Beschäftigten

 

Jeder Arbeitgeber muss mit seinen geringfügig/kurzfristig Beschäftigten die wöchentliche Arbeitszeit schriftlich vereinbaren. Ansonsten fingiert das Gesetz, dass eine wöchentliche Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart gilt. Bei einem aktuellen Mindestlohn von € 9,35 brutto würde durch diese Fiktion die € 450,00-Grenze deutlich überschritten. Wir verweisen dazu auf unsere Mandanteninformation zur Phantomlohnfalle aus August 2019. Bei der Abfassung des Anstellungsvertrages für Ihre Minijobber sind wir gerne behilflich.

 

Wie stets kann diese Mandanteninformation nur einen ersten Überblick über die möglichen Voraussetzungen und Folgen bei arbeitsrechtlichen Dokumentationspflichten geben. Sie erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit oder umfassende inhaltliche Richtigkeit.

 

Zur Beantwortung weiterer Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

 

Robin Berkey / Sven Angerer

 

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